Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 2: Partie 1: Avoir les bonnes compétences
• Méthode 2 sur 2: Partie 2: Soyez représentatif
• Conseils
• Mises en garde

Chaque entreprise qui reçoit des visiteurs a besoin d'un réceptionniste. Un réceptionniste est une personne qui reçoit des visiteurs au comptoir de l'entreprise ou de l'institution. C'est généralement la première personne que le visiteur doit rencontrer et, comme vous le savez, les premières impressions sont toujours très importantes. Le réceptionniste doit recevoir le visiteur avec courtoisie et répondre correctement, également par téléphone ou par e-mail. C'est en quelque sorte la carte de visite de l'entreprise.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 2: Partie 1: Avoir les bonnes compétences

1. Avoir d'excellentes compétences organisationnelles. En tant que réceptionniste, vous êtes la carte de visite de l'entreprise - - vous êtes la personne avec qui le client parle en premier et à qui les employés viennent pour information et planification. En plus de prendre des appels et de renvoyer des visiteurs, vous devez souvent traiter avec les clients, organiser toutes sortes d'événements, prendre des rendez-vous, etc. Parce que cela implique de nombreuses responsabilités, il est important que vous, en tant que réceptionniste, soyez bien organisé, afin que vous puissiez faire plusieurs choses en même temps. Si vous n'êtes pas en mesure d'assumer plusieurs tâches en même temps et de les accomplir dans le bon ordre, vous ne durerez pas longtemps en tant que réceptionniste.
   • Une bonne façon de s'organiser est d'investir dans un système d'archivage avec lequel vous pouvez travailler. Il est important que vous sachiez de quels documents et informations votre patron, vos collègues et vos clients peuvent avoir besoin. Conservez toutes ces informations dans différents dossiers - sur le bureau de votre ordinateur ou sur papier. Organisez votre système de la manière qui vous convient le mieux - si vous avez besoin de notes autocollantes au néon pour cela, c'est bien aussi.
   • Être organisé signifie également que vous pouvez vous motiver - vous n'avez besoin de personne pour vous dire comment faire quelque chose ou pour vous garder sur la bonne voie. Si vous êtes bien organisé, vous savez exactement quelles tâches vous devez accomplir en une journée et quelles choses sont prioritaires.
   • Assurez-vous d'avoir (beaucoup de) numéros de téléphone à portée de main, par exemple ceux de collègues, de sous-traitants, de vendeurs, de services d'urgence, etc. Vous en aurez tous besoin à un moment donné. Enregistrez les numéros de téléphone dans un programme informatique spécial ou dans un Rolodex.
2. Assurez-vous d'avoir un peu de connaissances techniques. L'élément technologique le plus important auquel une réceptionniste doit faire face est le téléphone - et tous les boutons et lignes qui lui sont associés. Des compétences informatiques sont également indispensables - la plupart des réceptionnistes doivent savoir comment envoyer des e-mails et être douée pour utiliser un traitement de texte. Il est également utile de savoir comment créer des feuilles de calcul et utiliser des programmes spécifiques à l'entreprise pour laquelle vous travaillez.
   • Gardez à l'esprit que vous devrez probablement également être en mesure de gérer le copieur, le scanner et l'imprimante (et de résoudre les problèmes rencontrés par vos collègues lors de l'utilisation de ces périphériques). Si vous savez quel type d'équipement vous utilisez, consultez les manuels afin de pouvoir résoudre les problèmes les plus courants.
3. Soyez digne de confiance. On s'attend à ce que la réceptionniste soit à son bureau en tout temps - l'entreprise se fait une mauvaise réputation si personne ne répond au téléphone ou si les délais d'attente sont très longs. Faites de la confiance votre priorité - si votre patron sait qu'il peut compter sur vous et que vous êtes toujours là pour vous aider, vous vous rendez indispensable.
4. Être un bon auditeur. Une partie importante de la fonction de réceptionniste est d'écouter les autres - au téléphone, lorsqu'un client pose une question au bureau ou lorsque des informations vous sont transmises. Si vous êtes un bon auditeur, vous pouvez travailler plus efficacement - vous serez en mesure de résoudre les problèmes plus facilement si vous comprenez immédiatement ce que quelqu'un vous demande, et vous pourrez mieux orienter les clients vers le service où ils peuvent être aidés.
5. Prenez des notes de tout. Lorsque votre patron vous demande de faire quelque chose, notez les détails. Lorsqu'un client appelle, assurez-vous de noter ses informations (nom, coordonnées, ce qu'il veut, etc.). Les notes vous aident à rester organisé et vous rappellent toutes les petites choses qui se produisent dans une journée. Écrivez vos notes dans un cahier ou un cahier et gardez-le avec vous à tout moment. Vous serez surpris de l'utilité de cela, surtout si vous voulez savoir ce que voulait cette personne qui a appelé il y a cinq heures.
   • Assurez-vous d'écrire les messages en détail et de lire ce que vous avez écrit. Répétez le message et / ou les coordonnées au fur et à mesure que vous l'écrivez pour vous assurer que vous disposez des informations correctes.
6. Répondez poliment au téléphone avec un message d'accueil standard, tel que «Bonjour, vous parlez à ____ (votre nom), de ____ (nom de l'entreprise), comment puis-je vous aider?Assurez-vous de répondre au téléphone après une ou deux sonneries. Il n'est pas acceptable de mettre des personnes en attente pendant plus d'une minute (c'est plus long que vous ne le pensez).
   • Écoutez attentivement le nom de la personne que la personne qui appelle demande. Répétez si vous voulez être sûr. Demandez si l'appelant peut épeler le nom s'il est difficile à comprendre.
   • Transférez la conversation proprement avec une phrase standard, telle que "Attendez une minute, je vais vous mettre en communication avec M. Smith". Ou si la personne est en conversation: "Monsieur Smit est actuellement en conversation. Souhaitez-vous attendre ou dois-je transmettre le message?". Remerciez poliment l'appelant et transférez l'appel.
7. Accueillez les livreurs de colis avec le même professionnalisme et la même courtoisie que tout autre visiteur. Vous devrez peut-être signer pour une livraison. Assurez-vous que votre signature est lisible. Le livreur peut avoir besoin d'indications pour placer le colis. Assurez-vous de contacter les bons employés pour de telles questions.
8. Accueillez les clients qui viennent dans l'entreprise de manière efficace et polie. Une fois que le visiteur vous dit qui il est et qui il cherche, vous vous connectez avec cette personne et lui dites qui est là. Une phrase standard que vous pouvez utiliser pour cela est: "M. Smit, Mme Jansen de XYZ b.v. est ici pour le rendez-vous de 14 heures". Essayez toujours de donner un prénom et un nom, ainsi que la société qu'ils représentent. Il est utile de lui demander s'il a un rendez-vous. M. Smit donnera ensuite des instructions supplémentaires sur où faire attendre le client et combien de temps cela prendra. Vous pouvez alors dire au visiteur: "Monsieur Smit sera là dans une minute". Ou: "M. Smit dit qu'il termine une réunion et qu'il sera là dans 5 minutes. Veuillez vous asseoir".

Méthode 2 sur 2: Partie 2: Soyez représentatif

1. Ayez une attitude positive. Comme mentionné ci-dessus, la réceptionniste est la carte de visite de l'entreprise - les clients vous voient en premier et répondent aux questions des personnes qui ne peuvent pas venir au bureau. Personne ne veut être accueilli par un visage aigre ou grincheux. Ayez toujours un sourire sur votre visage et une personnalité joyeuse. Soyez patient avec les clients difficiles, même s'ils vous agacent.
   • Même si vous avez un client très difficile, rappelez-vous que vous avez une personnalité forte et heureuse. Dites-vous qu'ils prennent leurs frustrations sur vous, mais sachez que tant que vous faites de votre mieux pour les accommoder, vous n'êtes pas celui qui fait quelque chose de mal. Mieux vaut garder son sang-froid que d'exploser.
2. Préparez une salutation. Il est toujours important d'accueillir les clients de manière amicale. Même si vous devez terminer quelque chose avant de pouvoir aider le client, il est important de le saluer, afin qu'il sache qu'il a été vu et qu'il sera aidé.
   • Par exemple, vous pouvez saluer avec: "Bonjour! Si vous vous asseyez, je serai avec vous!".
3. Sois poli. Être respectueux. Traitez tout le monde comme s'il était la personne la plus importante à entrer au bureau aujourd'hui. C'est votre travail - personne ne se soucie que vous ayez passé des heures dans un embouteillage ce matin, ou que vous venez de verser du café sur vos nouvelles chaussures en cuir. Laissez vos soucis personnels à la maison. Mettez le client à l'aise et prenez plaisir à vous parler.
4. Représentant vestimentaire. Vous représentez une entreprise, vous devez donc avoir l'air soigné. Investissez dans des vêtements qui correspondent à la culture d'entreprise. Si vous êtes réceptionniste dans un type d'entreprise spécifique (par exemple, une marque de vêtements), il peut être bon de porter des vêtements de cette marque. Tendez au côté conservateur, sauf si vous travaillez dans un endroit où la mode ou d'autres facteurs sont importants.
   • Vérifiez si votre entreprise a des réglementations spécifiques concernant les vêtements. Votre entreprise convient peut-être aux vêtements de travail formels, mais ne vous souvenez jamais de vous à s'habiller formellement (les pantalons de survêtement peuvent ne pas être appréciés).
5. Ayez toujours l'air soigné.

Conseils

• Séparez les choses personnelles du travail. Cela signifie également que vous ne gérez pas les conversations personnelles et les e-mails au travail. Le service informatique peut surveiller vos activités informatiques.
• Soyez gentil avec les managers, voyez si vous pouvez les aider lorsque vous n'avez rien à faire.
• Rappelez-vous qui paie votre salaire et soyez toujours respectueux envers eux.
• Trouvez quelqu'un qui peut garder un œil sur le bureau ou le téléphone lorsque vous devez aller aux toilettes, lorsque vous sortez pour le déjeuner, en vacances, etc. De cette façon, aucune personne en colère ne vous attendra à votre retour.
• Demandez à vos collègues si vous pouvez aider avec quoi que ce soit. Vous pouvez mieux vous faire des amis en aidant que des ennemis en vous plaignant.
• La gestion du courrier fait souvent également partie de votre travail. Le premier jour, déterminez immédiatement où il doit aller, qui le livrera et quand.
• Soyez toujours prêt à apprendre une nouvelle tâche. La polyvalence peut vous apporter beaucoup.
• Rédigez les messages en double et donnez-en une copie à la personne à qui le message est destiné. Ou utilisez un agenda, cela rend les choses plus faciles à trouver, surtout si vous cherchez un nom ou un numéro de téléphone.

Mises en garde

• Ne dites jamais «je ne le ferai pas». Ensuite, vous perdrez rapidement votre emploi.
• Ne faites pas semblant d'être gentil. Les gens voient à travers. Soyez vraiment intéressé, poli et respectueux. Si vous ne pouvez pas faire cela, vous ne devriez pas devenir réceptionniste. Vous ternissez la réputation de l'entreprise. Alors cherchez plutôt un travail de bureau où vous n'avez pas à sortir en public.
• Ne discutez pas avec un client ou un appelant. Référez-le à un supérieur.