Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 3: Choisir une plateforme de communication
• Méthode 2 sur 3: Développer du matériel de formation efficace
• Méthode 3 sur 3: Gérer l'employé

Les télétravailleurs peuvent offrir de nombreux avantages à votre entreprise. Mais la formation de ces employés peut être difficile. Vous pouvez rencontrer les défis nécessaires pendant la formation. Si vos employés habitent loin de votre lieu de travail, assurez-vous de mettre en place une plateforme de communication fiable. Envoyez à vos employés un bon matériel de formation afin qu'ils puissent en apprendre beaucoup eux-mêmes. Avec un contrôle et une rétroaction cohérents, vous intégrez rapidement les employés.

Avancer d'un pas

Méthode 1 sur 3: Choisir une plateforme de communication

1. Demandez-leur de venir au bureau pour une formation s'ils le peuvent. Même si un employé fait du télétravail, il ou elle pourra peut-être venir au bureau pour une formation. C'est souvent le moyen le plus rapide et le plus efficace d'apprendre aux télétravailleurs qui vivent à proximité d'un bureau ou d'une succursale de votre entreprise les ficelles du métier. Si le télétravailleur habite loin, ce n'est pas toujours possible.
2. Organisez des conférences téléphoniques pour une formation plus personnelle. La formation par téléphone ou par vidéo donne un caractère plus personnel à la formation et peut aider à clarifier des détails importants pour le poste. Si vous passez des appels hebdomadaires ou des appels vidéo avec votre employé, vous pouvez bien suivre ses progrès tout en lui offrant une grande flexibilité de poste.
   • Les conférences téléphoniques fonctionnent bien pour les télétravailleurs impliqués dans la stratégie ou le marketing, par exemple, car vous pouvez ainsi facilement parler de projets et échanger des idées.
   • Si vous et votre employé êtes dans des fuseaux horaires différents, assurez-vous de choisir une heure qui vous convient à tous les deux.
   • Les logiciels bien connus que vous pouvez utiliser pour passer et recevoir des appels sur Internet sont Skype ou Slack, par exemple.
3. Utilisez un service de messagerie instantanée pour répondre rapidement aux questions. Pour le travail qui nécessite une collaboration ou une communication fréquente entre collègues, la messagerie instantanée peut être très utile. Les collègues peuvent rapidement établir un contact les uns avec les autres.
   • Si votre employé en télétravail a des questions sur le travail, il peut vous joindre via le service de messagerie instantanée et obtenir une réponse rapide de cette façon. De plus, vous pouvez rapidement donner des commentaires via la messagerie instantanée.
   • De nombreux services de messagerie instantanée gratuits sont disponibles, tels que WhatsApp, Line et Spark.
   • La messagerie instantanée est moins utile si votre employé en télétravail travaille à des heures complètement différentes de celles du reste de l'équipe.
4. Utilisez l'e-mail si l'employé définit ses propres heures. Le courrier électronique est un bon moyen de communiquer si le télétravailleur travaille à des heures différentes, dans un fuseau horaire complètement différent ou définit son propre horaire. Vous pouvez facilement envoyer des annonces, du matériel de formation, des liens et des pièces jointes par e-mail.
   • Mettez-vous d'accord sur la rapidité avec laquelle vous attendez une réponse aux e-mails.

Méthode 2 sur 3: Développer du matériel de formation efficace

1. Compilez un manuel de formation pour l'employé. Le fait d'avoir des instructions détaillées sur papier permet aux employés de trouver plus facilement des réponses à leurs questions. Envoyez ce manuel par e-mail à l'employé ou placez-le sur un disque dur partagé ou un cloud partagé. Dans tous les cas, vous décrivez dans le manuel:
   • Les activités associées au poste
   • Les règles du jeu qui s'appliquent dans l'entreprise
   • Comment les logiciels et les outils de communication en ligne doivent être utilisés pour le travail
   • Comment les employés peuvent joindre leur responsable
2. Expliquez en détail ce que les activités impliquent. Essayez de réfléchir aux questions que l'employé pourrait avoir et aux problèmes qu'il pourrait rencontrer. Incluez les réponses à ces questions et les solutions à ces problèmes dans le manuel de formation. Plus vous êtes étendu, plus il est facile pour l'employé d'apprendre le métier.
   • Par exemple, ne dites pas «Envoyez votre travail dès que vous avez terminé», mais plutôt «Cliquez sur le bouton« Envoyer »pour envoyer votre travail lorsque vous l'avez prêt. Cela enregistre votre travail et vous ramène au menu principal. »
   • Expliquez également comment les employés peuvent écrire leurs heures, quels coûts ils peuvent déclarer et à qui ils doivent s'adresser en cas de problème.
3. Fixer des objectifs. Dites non seulement à votre employé ce qu'il doit faire, mais aussi ce qu'il doit faire. Y a-t-il un minimum de production par jour ou par semaine? Quels délais s'appliquent? À quelle fréquence l'employé doit-il vous informer des progrès? Soyez clair à ce sujet pour votre employé.
   • Par exemple, vous pouvez dire "Nous nous attendons à ce que vous traitiez cinq appels par heure" ou "Vous devriez vérifier au moins une fois toutes les heures entre 9h00 et 17h00 les nouveaux e-mails."
4. Ajoutez des vidéos et des images pédagogiques. Si l'employé doit utiliser certains logiciels ou équipements, fournissez des vidéos ou des images d'instructions claires qui expliquent comment l'employé doit utiliser le logiciel ou l'équipement.
   • Pour expliquer le fonctionnement d'un programme informatique particulier, il est utile de prendre une capture d'écran de chaque étape du processus.
   • Les diagrammes et les dessins peuvent être utiles pour les employés qui ont besoin d'installer un équipement spécial.
5. Investissez dans un programme de formation en ligne pour les grandes entreprises. Si vous avez beaucoup de télétravailleurs, pensez à engager une entreprise qui crée un module de formation en ligne qui automatise une partie du processus de formation («e-learning»). Une telle entreprise vous aide à développer une plateforme adaptée à votre entreprise sur laquelle vos collaborateurs peuvent se lancer et apprendre à partir de vidéos et d'outils interactifs.
   • Les grands prestataires de services du personnel peuvent souvent créer des modules de formation en ligne, mais il existe également de petites entreprises spécialisées dans ce domaine.
   • Bien qu'il s'agisse d'une option plus coûteuse, elle vous fera gagner beaucoup de temps à long terme si vous devez souvent former des employés.

Méthode 3 sur 3: Gérer l'employé

1. Donnez à l'employé les objectifs qu'il doit atteindre. Donnez à l'employé les tâches qu'il doit effectuer dans un certain ordre et fixez une date limite pour chaque tâche. Avec cela, vous donnez des instructions au télétravailleur et l'employé sait ce que l'on attend de lui.
   • Par exemple, dites: «J'aimerais que vous sachiez comment ce logiciel fonctionne à la fin de votre première semaine. Nous nous attendons à ce que vous apportiez un total de 10 000 € de missions au cours du premier mois. »
2. Donnez beaucoup de commentaires au début. Au cours des premières semaines, faites régulièrement des commentaires constructifs sur le travail de l'employé. Si vous remarquez que l'employé comprend le travail, vous pouvez progressivement donner moins de rétroaction. Avec un feedback constructif, vous aidez l'employé à maîtriser rapidement le métier.
   • Par exemple, dites: «Vos designs sont très bons, mais je pense que vous devriez vous en tenir à un jeu de couleurs. Cela convient mieux à notre marque. »
   • La première tâche est de préférence quelque chose de petit. Une tâche claire qui peut être accomplie rapidement. Par exemple, un court article ou une simple feuille de calcul qui peut être créée en une journée. De cette façon, vous pouvez donner des commentaires rapidement.
3. Demandez la rétroaction de l'employé. Encouragez l'employé à poser des questions. Demandez également à l'employé ce qu'il pense du programme d'intégration. Vous pouvez en tirer des leçons. Si les choses ne sont pas claires dans le matériel de formation, par exemple, vous pouvez les ajuster pour la prochaine fois.
   • Si l'employé vient à vous avec une question, répondez aussi bien que possible. Si la réponse se trouve dans le manuel de formation, référez l'employé au chapitre approprié.
   • Si l'employé ne pose aucune question du tout, demandez-lui comment ça se passe. Tout cela fonctionne-t-il avec la formation et les activités? Y a-t-il peut-être des choses encore floues?
   • Si vous souhaitez des commentaires plus généraux, envisagez de faire une enquête en ligne. Avec un court questionnaire, vous pouvez obtenir de nombreuses informations utiles au-dessus de l'eau.
4. Communiquez régulièrement avec tous les télétravailleurs. Restez en contact avec tous les télétravailleurs pendant et après la période d'intégration. Informez-les des développements au sein de l'entreprise. Vos télétravailleurs restent impliqués dans l'entreprise avec des newsletters, des webinaires ou des conférences téléphoniques hebdomadaires.
   • Il est facile pour les télétravailleurs de se sentir exclus. Parce qu'ils ne viennent pas dans un lieu d'affaires, ils manquent des nouvelles qui y sont partagées à la machine à café. Encouragez les télétravailleurs et les collègues qui ne font pas de télétravail à rester en contact les uns avec les autres via les médias sociaux et la messagerie instantanée, et optez pour des appels vidéo plus fréquents au lieu d'appeler «simplement».