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• Pas
• Conseil
• De quoi as-tu besoin

L'organisation des fichiers bureautiques n'est pas une tâche simple, en particulier lorsqu'il s'agit d'organiser de grandes quantités de fichiers et de documents. Cependant, vous pouvez surmonter ce défi en planifiant à l'avance et en choisissant un système de classement. Cela vous aide à organiser votre profil d'entreprise et vous permet de trouver plus rapidement les documents importants. Vous pouvez consulter l'article ci-dessous sur la façon d'organiser vos archives de bureau pour commencer votre mission.

Pas

Partie 1 sur 3: Organisez le bon moment

1. 

   Réservez un certain temps pour organiser votre candidature afin d'éviter les distractions au milieu. Préparez du carton et des autocollants pour créer un nouveau profil avant de commencer. publicité

Partie 2 sur 3: Organiser les documents et les enregistrements

1. 

   
   
   Divisez les piles de documents et de fichiers en morceaux plus petits et plus faciles à gérer.
   • Traitez les piles une par une et nettoyez ou détruisez les papiers inutiles pour réduire la quantité et limiter la redondance.
   • Divisez le reste des documents et des fichiers en deux parties distinctes, une pour les fichiers qui doivent être traités dans les mois à venir et l'autre pour les fichiers d'archives qui ne nécessitent pas de traitement urgent.

2. 

   
   
   Organisez les dossiers par ordre alphabétique si vous avez un profil client. Par exemple, si chaque classeur correspond au nom d'une personne ou d'une entreprise, vous pouvez trier les enregistrements en fonction du nom de cette personne. Dans ce cas, vous devez étiqueter chaque carte de profil contenant le nom complet du client.Organisez vos couvertures par ordre alphabétique, puis étiquetez votre tiroir de classement pour voir quel tiroir a un nom qui commence par une certaine lettre.

3. 

   
   
   Trier par catégorie si les enregistrements concernent de nombreuses parties de l'entreprise. Certains enregistrements concernent des factures, des garanties ou des contrats et vous devez les diviser en différentes catégories. Étiquetez chaque enregistrement comme il convient et placez tous les documents pertinents sur l'enregistrement. Vous devrez peut-être créer un profil secondaire, utilisez donc une couverture suspendue pour marquer chaque catégorie et la couverture comme secondaire.
   • Créez un portefeuille de documents urgents afin de trouver rapidement des documents importants.
   • Placez les fichiers temporaires devant et les fichiers d'archives au fond du tiroir afin que vous puissiez facilement accéder aux fichiers à traiter.
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Partie 3 sur 3: Trier les enregistrements par mois

1. 

   En plus d'utiliser les méthodes décrites ci-dessus, vous pouvez organiser votre classeur par mois (et année-). Si vous n'avez pas le temps de régler le problème tout de suite, vous pouvez mettre vos documents dans votre dossier mensuel pour le traitement des dates. Cette étape vous aide également à déterminer plus rapidement où stocker vos documents.
   • L'enregistrement mensuel convient également pour stocker des documents d'autres types.

2. 

   À la fin de l'année, vérifiez les papiers qui restent dans le dossier mensuel et vous découvrirez peut-être que le modèle ainsi que le nouveau groupe de profils (nom de la catégorie) sont manquants dans le système. Créez des profils pour ces papiers dans la nouvelle année.

3. 

   Découpez les papiers restants par mois. Conserver au dossier dans le groupe «Mixte» (Année-). publicité

Conseil

• Après avoir organisé vos dossiers, vous devez maintenir l'ordre dans le bureau. Réparez le système de tenue des dossiers et remettez les papiers en place.
• Jeter, recycler ou détruire les documents inutiles pour éviter de falsifier le nouveau système de tenue de registres.

De quoi as-tu besoin

• Classeurs
• Housse suspendue
• Couverture rigide
• Autocollants
• Marqueurs