Comment rédiger un rapport d'événement

Contenu

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Partie 1 sur 3: Structurez votre rapport d'événement
Partie 2 sur 3 : Trouvez le bon matériel pour votre rapport
Partie 3 sur 3: Touches finales pour la rédaction d'un rapport d'événement
Conseils
De quoi avez-vous besoin

Peut-être avez-vous besoin de rédiger un rapport sur l'événement et de déterminer son degré de réussite et de comparer les résultats avec les objectifs. Ceci est important pour que les personnes ou les entreprises qui organisent l'événement puissent comprendre s'ils doivent changer quelque chose. Il existe des moyens de rendre votre rapport d'événement plus réussi. Ceci est important si vous prévoyez d'organiser un autre événement!

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Partie 1 sur 3: Structurez votre rapport d'événement

1 Déterminez le style et le format de votre présentation pour un public spécifique. Les rapports d'événements peuvent être assemblés, agrafés, envoyés par courrier électronique au format PDF, exécutés à l'aide d'une présentation PowerPoint, etc.
- Assurez-vous de structurer votre rapport d'événement par section. Vous devez comparer les résultats de l'événement avec les objectifs que vous vous êtes fixés. Résumez les principaux résultats de l'événement.
- Adaptez le rapport de l'événement aux besoins et aux intérêts de chaque sponsor et public. Considérez les objectifs des sponsors. Dans une certaine mesure, les sponsors sont le public clé de votre rapport d'événement. Ils veulent savoir si cela valait la peine de parrainer votre événement. N'oubliez donc pas de considérer ce qu'ils veulent savoir et quels aspects sont vraiment importants pour eux.
- Préparez également le rapport d'événement pour répondre aux exigences spécifiques de l'événement et de l'unicité du sponsor. Vous ne devriez pas rédiger un rapport standard et typique.Il convient de noter que votre rapport sera également porté à la connaissance de la direction et des responsables financiers de l'entreprise.
2 Organisez le processus de manière à enregistrer les informations dont vous avez besoin tout au long de l'événement. Ne vous fiez pas uniquement à votre mémoire.
- La rédaction d'informations avant, pendant et après l'événement vous permettra de créer un rapport plus détaillé et donc plus efficace. Il vous aidera également à présenter les informations par ordre chronologique.
- Assurer la collecte continue des données, recruter plus de personnes si nécessaire (y compris des stagiaires potentiels) à cette fin. Plus important encore, vous n'avez pas besoin d'attendre la fin de l'événement pour créer un rapport.
3 Réduire le rapport aux points clés. Le problème avec certains rapports d'événements est qu'ils répertorient simplement l'ordre de l'événement ou se concentrent sur des offres promotionnelles. Ne faites pas cela. Au lieu de cela, insistez sur les points clés de manière claire et analytique.
- Sélectionnez certains des événements de l'événement pour une ventilation détaillée. Pensez aux trois événements qui se sont déroulés le mieux et aux trois événements les plus inattendus.
- Ne surchargez pas votre rapport avec des détails inutiles tels qu'un menu pour le déjeuner ou une présentation détaillée de l'orateur principal. Vous devez souligner ce qui compte vraiment.

Partie 2 sur 3 : Trouvez le bon matériel pour votre rapport

1 Rédigez un résumé du projet. Le rapport d'activité doit contenir un résumé du projet, qui est une version abrégée du rapport complet plus détaillé. Prenez ce CV comme une introduction.
- Vous pouvez créer deux rapports - un résumé du projet conçu pour les personnes intéressées par les résultats de l'événement, et un rapport complet plus détaillé pour ceux qui souhaitent parrainer ou organiser un événement.
- Dans le résumé du projet, vous devez vous concentrer sur les points clés et les résultats. Le résumé du projet doit être court - une ou deux pages. Il doit résumer les principaux détails de l'événement et inclure une brève interprétation des données.
2 Incluez du matériel d'illustration dans votre rapport d'événement. Il est beaucoup plus efficace de présenter au public un graphique reflétant des informations statistiques, plutôt que d'ennuyer le public avec d'innombrables chiffres et dates.
- Si l'événement concernait un nouveau produit, vous pouvez joindre une photo de celui-ci. Des photos de l'événement lui-même aideront à illustrer le rapport de l'événement. Essayez de publier des publicités de sponsors sur votre site pour soutenir votre rapport. Encore une fois, rien de tout cela ne peut attendre la fin de l'événement.
- Il sera bon d'inclure des échantillons, des reproductions et d'autres exemples pour le site. Déclarez le nombre de personnes qui ont reçu des coupons de sponsors et ainsi de suite. Offrir une couverture de l'événement à la fois sur place et hors site dans la presse, pour le public, pour les sponsors.
3 Documentez toute couverture médiatique ou publicitaire. Vous devez évaluer ce qui a été couvert dans la presse par rapport aux objectifs que vous vous êtes fixés.
- Concentrez-vous sur les annonces imprimées et les articles qui présentent les noms et les annonces des sponsors, en plus de collecter des chiffres et des classements d'annonces.
- Documentez les publicités télévisées, les annonces publiques, les évaluations et les mentions dans les actualités.
- N'oubliez pas de prêter attention aux informations à la radio, à l'annonce des tarifs, à la valeur de la publicité et de la promotion, aux rapports d'audit, etc.
4 Assurez-vous d'inclure une mention du but de l'événement dans votre rapport. Il est très important de corréler les objectifs de l'événement avec le résultat, alors n'oubliez pas de mentionner quels étaient la mission et les objectifs du projet.
- Vous pouvez également inclure le programme de l'événement. Vous devez également mentionner les principaux participants à l'événement. N'oubliez pas la brièveté.
- Passez la plupart de votre temps à énumérer et à discuter des principaux résultats de l'événement et à les comparer aux objectifs énumérés.Soyez réaliste et évitez de passer sous silence des aspects qui n'ont pas été très réussis.
5 Incluez des informations sur le financement dans votre rapport d'événement. Il est important de fournir une discussion détaillée du budget de l'événement et du montant réellement dépensé (ou potentiellement investi). Assurez-vous de comparer les coûts potentiels avec les coûts réels et montrez ce qui s'est bien passé et ce qui nécessite des travaux supplémentaires.
- Vous devez couvrir tous les coûts, y compris les activités de marketing et de promotion, la rémunération des employés et les coûts de parrainage. Il est important d'élaborer un budget détaillé. Les directeurs financiers et la haute direction voudront voir les faits qui appuient les résultats.
- Incluez les calculs de revenu net tels que les commissions, les parrainages et les échantillons. Mais n'oubliez pas que vous comparez les gains aux gains projetés. Comparé à quoi? Bonne question.
6 Incluez des statistiques significatives pour le lecteur. Ne créez pas un rapport qui répertorie uniquement les informations qui vous font vous sentir bien. Le nombre de visiteurs doit également être indiqué. C'est une bonne idée de fournir des données mesurables.
- D'autres statistiques pertinentes sont les ventes totales et les visiteurs. Ce type de données ajoute de la crédibilité à votre rapport d'événement. Entrez vos informations de visiteur. Incluez les données démographiques, le nombre de visites et les recherches publiques (telles que les habitudes d'achat).
- Indiquez le nombre de personnes qui ont répondu aux campagnes de parrainage et aux dons à des œuvres caritatives. Documenter l'impact économique et la participation des employés.
7 Soutenir les données avec un élément de qualité. Votre rapport doit inclure des informations statistiques, mais vous avez également besoin de la contribution des personnes pour fournir un retour de qualité.
- Recueillez les commentaires des participants et des membres de l'équipe afin que les données sur le succès et l'échec de l'événement ne proviennent pas uniquement de l'auteur du rapport. De cette façon, votre rapport paraîtra plus crédible.
- Envisagez d'inclure des recherches indépendantes. L'évaluation de la couverture médiatique est un exemple d'endroit où une recherche indépendante peut être effectuée.
- Évaluez le lieu et le cadre. Vous devriez prendre le temps d'évaluer le lieu et le cadre du point de vue des autres. Discutez de la façon dont l'espace a été utilisé lors de la conférence, de l'événement, etc.

Partie 3 sur 3: Touches finales pour la rédaction d'un rapport d'événement

1 Préparez votre rapport à temps. Essayez de faire et de publier un rapport immédiatement après l'événement. N'oubliez pas de marquer cet événement sur votre calendrier. Certains pensent que le rapport devrait être publié dans un délai d'un mois après l'événement, mais d'autres soutiennent qu'il vaut mieux le faire en quelques jours.
- Chaque fois qu'il y a une date limite, vous devez faire votre rapport à temps. Peut-être rédigez-vous un rapport pour une agence qu'un client a commandé. Faites attention à toutes les exigences.
- Ce qui compte, c'est que votre public s'attend à un rapport approfondi et opportun. Prenez donc le temps de bien faire les choses, mais ne retardez pas le processus.
2 Corrigez votre rapport. Assurez-vous que votre rapport d'événement est bien rédigé et exempt de fautes d'orthographe ou de ponctuation.
- Assurez-vous que votre rapport est suffisamment détaillé. Prenez note d'une bonne règle de base : « montrez, ne parlez pas ». Cela signifie que c'est une excellente idée de fournir des exemples spécifiques pour étayer les points plus généraux décrits dans le rapport.
- N'oubliez pas votre public et assurez-vous que ce que vous écrivez semble formel et professionnel. Un rapport d'événement n'est pas un document de routine ; il s'agit d'un document important pour déterminer si l'activité en valait la peine, le rapport doit donc sembler convaincant.

Conseils

Prenez plus de photos que vous ne le pensez nécessaire.Au fur et à mesure que vous rédigerez votre rapport, vous apprécierez l'utilité de ces conseils.
Lorsque vous collectez les commentaires des hôtes et des personnes qui ont planifié l'événement, vous ne devez pas le faire tout de suite. Ils resteront en place même après la fin de l'événement, vous devriez d'abord demander aux gens de la foule; ils seront les premiers à quitter l'événement. Aussi, ne dérangez pas le présentateur s'il est occupé à autre chose, vous le retrouverez plus tard et pourrez lui poser des questions sur tout.
Lorsque vous recueillez des commentaires, menez une conversation et posez des questions naturellement, votre interlocuteur dira sincèrement ce qu'il pense de l'événement.
Recueillez plus d'avis que vous ne pensez en avoir besoin. Vous vous en réjouirez plus tard.
De bonnes photos montrent ce qui se passait lors de l'événement ainsi que les réactions des gens.
Essayez de prendre des photos de l'ensemble de l'image, y compris les personnes et le présentateur sur une seule photo, pour faire comprendre au lecteur l'ampleur de l'événement.