Comment créer une routine pour arrêter de perdre du temps

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Méthode 1 sur 3: Utiliser une liste
Méthode 2 sur 3: Utiliser un graphique
Méthode 3 sur 3: Éliminer les distractions
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Vous pouvez être un étudiant à temps plein qui essaie de mieux gérer son temps, ou vous pouvez être un employeur qui essaie de trouver une solution pour que ses employés cessent de perdre du temps. Quel que soit votre rôle, vous vous concentrez probablement sur la façon de créer une routine quotidienne qui vous permet d'arrêter de perdre du temps et de tirer le meilleur parti de votre journée. Des stratégies organisationnelles telles que des listes et des horaires, ainsi que des mesures pour réduire les distractions qui consomment un temps précieux, peuvent être utiles.

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Méthode 1 sur 3: Utiliser une liste

1 Dressez la liste des bâtiments pour la journée. Prenez une feuille de papier et un stylo. Pensez aux tâches que vous prévoyez de faire ce jour-là ou aux responsabilités de la journée et écrivez-les toutes sur papier. La liste peut être similaire à l'une des suivantes : « Shopping, blanchisserie, nettoyage, devoirs » ou « Rapports pour les clients, vérification du courrier et envoi de lettres, réunion, travail avec des documents ».
- Ajoutez autant de tâches à la liste que vous pouvez penser, de petite à grande. Vous devez vous souvenir de tous les engagements et tâches de la journée afin de vous assurer de les mettre sur la liste des priorités.
2 Prioriser les tâches. Une façon de travailler efficacement est de se concentrer d'abord sur les tâches les plus prioritaires, puis de descendre dans la liste vers les tâches les moins prioritaires. C'est ce qu'on appelle la règle des 80/20, où les activités qui offrent le plus d'avantages devraient prendre 80% de votre temps et les activités qui offrent le moins d'avantages devraient occuper 20%.
- Parcourez la liste et attribuez à chaque tâche un numéro qui correspondra à son importance. Ensuite, organisez-les de sorte que la liste commence par les tâches les plus prioritaires et les plus utiles et se termine par les moins prioritaires et les moins rentables.
3 Regroupez les tâches connexes. Une fois que vous avez créé et hiérarchisé votre liste de tâches, vous devez regrouper les petites tâches en groupes afin qu'elles forment un seul processus. Par exemple, vous pouvez regrouper des tâches telles que répondre à des e-mails et appeler des clients en un seul groupe, leur réserver une heure et les appeler « parler aux clients ». Ensuite, vous pouvez facilement et sereinement travailler sur chaque mission dans le délai imparti.
- Essayez de regrouper toutes les tâches de cette manière afin de ne pas avoir à passer à différents processus et de passer du temps à déterminer sur quelle tâche travailler ensuite. Le regroupement de tâches connexes peut vous aider à organiser votre temps plus efficacement et à réduire le niveau de stress lorsque vous travaillez sur les tâches de la liste.
4 Accordez-vous moins de temps pour chaque tâche. Selon la loi de Parkinson, vous donner moins de temps pour terminer une tâche réduit le temps dont vous avez besoin pour terminer la tâche. Au lieu de vous réserver du temps, limitez le temps que vous consacrez à chaque tâche afin de pouvoir l'accomplir plus rapidement. Vous pouvez le faire lentement, en réduisant progressivement le temps que vous consacrez à chaque tâche jusqu'à ce que vous atteigniez ce juste milieu où vous ne ressentez pas beaucoup de pression et de précipitation, mais vous n'avez pas le temps de remettre à plus tard ou de perdre du temps.
- À un moment donné, vous développerez un bon sens de la gestion du temps, surtout si vous ne devez consacrer qu'un temps limité à chaque tâche. Cela peut être très utile si vous avez tendance à avoir la même routine ou une liste de tâches similaire tous les jours.
5 Récompensez-vous après avoir terminé toutes les tâches de la liste. Après avoir croisé toutes les tâches de la liste, généralement à la fin de la journée, vous devriez vous faire un petit compliment et vous faire dorloter. Cela peut être un délicieux dîner, un verre de vin ou un temps libre pendant lequel vous pouvez faire quelque chose d'amusant et d'agréable. Une petite récompense servira d'incitation pour accomplir toutes les tâches de la journée.
- Vous pouvez déterminer quelle sera votre récompense avant même de commencer votre journée afin que vous puissiez utiliser la récompense comme motivation pour accomplir des tâches. Par exemple, disons que vous devez vous préparer à un examen et que vous prévoyez de dîner avec des amis. Utilisez vos plans pour la soirée comme excuse pour continuer à apprendre et à terminer vos devoirs tout au long de la journée afin de ne pas manquer le dîner plus tard.

Méthode 2 sur 3: Utiliser un graphique

1 Faites un programme pour chaque heure de votre journée. Prenez un morceau de papier ou utilisez votre calendrier informatique pour créer des cellules pour chaque heure de votre journée de travail ou chaque heure d'éveil. Il peut être de neuf à cinq ou de dix à sept. Bien que vous n'ayez pas à remplir chaque période de temps à la minute près, il serait utile de vous assurer que chaque heure de votre journée est prise en compte dans votre emploi du temps.
- Commencez à remplir chaque heure avec les devoirs que vous devez accomplir. Vous pouvez commencer par les tâches les plus importantes et passer aux moins importantes. De plus, si vous vous considérez comme une personne du matin, essayez de consacrer la première moitié de la journée à des tâches plus difficiles. Mais si vous savez que vous avez un second souffle après le déjeuner, vous pouvez réserver des tâches importantes pour ce moment de la journée. Essayez de concevoir votre horaire en fonction de vos besoins et de vos habitudes de travail. Cela vous préparera au succès et rendra votre emploi du temps plus efficace.
- Vous pouvez créer un modèle pour votre emploi du temps sur un tableau ou un calendrier afin de pouvoir le mettre à jour chaque jour en fonction de vos affectations pour un jour spécifique.
2 Faites une pause de dix minutes toutes les heures ou deux. Il peut être difficile de se concentrer sur un devoir ou un groupe de devoirs pendant plus de deux heures. Assurez-vous de prévoir une pause de dix minutes toutes les heures ou deux afin de ne pas vous sentir stressé ou submergé par le travail. Pendant cette mini-pause, vous pouvez sortir de votre lieu de travail et vous promener dans le bureau ou discuter avec un collègue dans la cuisine du bureau. Vous pouvez vous préparer une tasse de café ou faire une petite promenade au grand air. Essayez de vous en tenir à 10 minutes pour suivre votre emploi du temps.
- Vous pouvez également prendre 10 respirations longues, lentes et profondes toutes les heures pour vous rafraîchir l'esprit et faire une courte pause. Cela peut vous aider à avoir une nouvelle perspective sur la tâche que vous êtes en train de faire ou sur le point de terminer, et vous assure de ne pas vous oublier malgré une journée bien remplie.
3 Essayez de terminer la tâche correctement la première fois. Au lieu de vous précipiter et d'essayer d'accomplir toutes les tâches le plus rapidement possible, prenez le temps dont vous avez besoin pour effectuer chaque tâche correctement la première fois. Se précipiter dans le courrier peut ralentir votre échange de courriers électroniques, surtout si vous envoyez des messages incompréhensibles ou obscurs au client. Ralentissez et prenez suffisamment de temps pour rédiger des e-mails clairs ou relire attentivement vos notes d'étude. Bien faire les choses du premier coup vous fera gagner beaucoup de temps à long terme.
4 Demandez à un ami ou à un collègue de vérifier vos progrès de temps en temps afin que vous restiez sur la bonne voie. Parfois, nous avons besoin du soutien des autres pour rester concentrés sur la tâche à accomplir. Demandez à un ami proche, un parent, un collègue, un frère ou une sœur de vous vérifier toutes les deux heures pour vous assurer que vous êtes dans les temps.
- Votre compagnon peut vous apporter une tasse de café ou vous remonter le moral avec des mots gentils pour que vous puissiez vous distraire un peu, rire ou sourire, et reprendre vos tâches quotidiennes. Même si vous êtes peut-être occupé, quelques minutes avec un ami vous remonteront le moral et vous aideront à gérer votre temps plus efficacement.

Méthode 3 sur 3: Éliminer les distractions

1 Vous n'avez pas à vérifier constamment votre courrier. Cela peut créer un modèle de démarrage-arrêt-démarrage dans votre journée de travail et entraîner une perte de temps. Essayez de ne pas ouvrir votre courrier pendant la journée, surtout si vous devez vous concentrer sur une autre tâche. Prévoyez trois plages horaires pour vérifier votre courrier dans votre emploi du temps : tôt le matin, juste après le déjeuner et vers la fin de la journée. Cela vous évitera d'être distrait par le flux continu d'e-mails tout au long de la journée et vous garantira du temps dédié au travail avec les e-mails.
- Les mêmes principes peuvent être appliqués à d'autres moyens de communication, tels que la messagerie vocale, les messages texte et les appels téléphoniques. Essayez de ne pas traîner votre téléphone tout le temps, à moins bien sûr que vous n'attendiez un SMS ou un appel téléphonique important. Cela aidera à limiter les interruptions dans le flux de travail et à respecter le calendrier.
2 Coupez le son de votre téléphone et désactivez Internet. Si possible, choisissez au moins une heure de votre journée de travail pendant laquelle vous pouvez désactiver votre téléphone et désactiver votre connexion Internet. Cela vous permettra de vous concentrer sur un travail qui nécessite une concentration totale et une absence de distractions comme votre téléphone ou Internet.
- L'élimination de ces facteurs, qui peuvent facilement vous distraire, sera particulièrement utile lorsque vous travaillez sur un projet scolaire ou un rapport volumineux. Débranchez votre téléphone pour ne pas avoir de raison de le vérifier toutes les cinq minutes ou de vous laisser emporter par les actualités sur les réseaux sociaux.
3 Avertissez les autres de ne pas vous distraire. Essayez de ne pas encourager les autres à vous distraire et de ne pas distraire les autres vous-même. Faites-leur savoir que vous travaillez. Vous pouvez fermer la porte ou mettre une pancarte occupée.Vous pouvez également envoyer un e-mail à votre bureau pour vous rappeler qu'un certain temps au bureau est des heures de travail calmes.
4 Essayez de ne pas dévier de votre routine. Une fois que vous avez établi une liste de travail ou un emploi du temps et que vous vous êtes protégé des distractions, utilisez votre volonté et votre concentration pour vous en tenir à votre routine. La plupart des gens comprennent la différence entre le temps bien dépensé et le temps perdu, alors essayez de ne pas tomber dans le piège de la perte de temps. Développez votre emploi du temps et à la fin de la journée, vous pourrez profiter d'un sentiment d'accomplissement et de temps bien dépensé.