Contenu

• Avancer d'un pas
• Méthode 1 sur 2: aperçu automatique
• Méthode 2 sur 2: regrouper manuellement les données
• Conseils
• Mises en garde

Excel a des fonctions vraiment utiles, si vous savez où les trouver. Les utilisations les plus faciles à apprendre sont le regroupement et la vue d'ensemble, qui peuvent minimiser de grandes quantités de données et faciliter la gestion des feuilles de calcul complexes. Suivez les étapes ci-dessous pour tirer parti du regroupement de données dans les versions les plus récentes et les anciennes d'Excel.

Avancer d'un pas

1. Ouvrez le fichier avec lequel vous souhaitez travailler. Le regroupement est très utile pour rendre les grands tableaux plus faciles à gérer en termes de taille et de présentation, mais pour plus de simplicité, nous utilisons une petite feuille de calcul pour cette démonstration.
2. Aller à Les données. Dans les versions plus récentes d'Excel, cela fait partie du ruban. Si vous avez une version plus ancienne, cliquez dessus Données menu déroulant.

Méthode 1 sur 2: aperçu automatique

1. Aller à Les données > Regroupement > Aperçu automatique. Dans les anciennes versions d'Excel, accédez à Données> Vue d'ensemble> Vue d'ensemble automatique.
   • Excel recherche les données en unités logiques lors du regroupement (par exemple les en-têtes au début et les totaux de formule à la fin), les sélectionne et vous donne la possibilité de les minimiser. Quand Excel indique qu'une vue d'ensemble automatique n'a pas pu être créée, c'est parce qu'il n'y a pas de formule dans la feuille de calcul. Dans ce cas, vous devez regrouper les données manuellement (voir Regroupement manuel des données).
2. Affichez l'aperçu automatique de votre feuille de calcul. En fonction de la complexité et de la mise en page de votre feuille de calcul, vous constaterez que les différentes parties de vos données sont divisées en groupes, indiqués par des crochets en haut et à gauche de votre plage de cellules. L'exemple de feuille de calcul est très simple et regroupé en un seul endroit.
   • Dans l'exemple de vue d'ensemble, les données entre la première ligne (l'en-tête) et les deux dernières lignes (qui contiennent les deux formules) sont automatiquement regroupées. La cellule B7, par exemple, contient une formule SUM.
     
     
     
     
   • Cliquez sur le bouton [-] pour réduire un groupe de données .
     
     
     
     
   • Regardez les données qui restent. Il s'agit généralement d'informations importantes qui donnent à l'utilisateur de la feuille de calcul la possibilité d'approfondir ou non les détails, ce qui facilite la supervision de la feuille de calcul.
     
     
     
     
3. Supprimez l'aperçu automatique si vous le souhaitez. Si Excel a mal interprété certaines données et que vous n'êtes pas satisfait des résultats, vous pouvez supprimer à nouveau la vue d'ensemble en allant à Les données > Dissocier (ou alors Aperçu) et alors Aperçu clair pour sélectionner; à partir de là, vous pouvez grouper et dissocier manuellement les données (voir la méthode ci-dessous). Si la vue d'ensemble automatique ne nécessite que quelques modifications, vous pouvez gagner du temps en effectuant de petits ajustements.

Méthode 2 sur 2: regrouper manuellement les données

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez réduire. Dans ce cas, nous ne voulons afficher les en-têtes et le total général qu'après avoir minimisé les données, nous sélectionnons donc tout le reste.
2. Aller à Les données > Regroupement > Regroupement . Pour les anciennes versions d'Excel, accédez à Données > Aperçu > Regroupement.
3. Lorsque vous y êtes invité, choisissez Lignes ou alors Colonnes. Dans cet exemple, nous voulons réduire les données verticalement afin de choisir Lignes.
4. Affichez la partie des données qui a été regroupée. Il est maintenant marqué par un crochet le long du côté gauche ou en haut des cellules.
5. Cliquez sur le bouton [-] pour réduire.
6. Sélectionnez et regroupez les autres sections selon vos besoins. Développez la sélection actuelle si nécessaire (en appuyant sur [+]), puis répétez les étapes 1 à 4 pour créer de nouveaux groupes. Dans cet exemple, nous allons créer un nouveau sous-groupe dans le premier groupe, sans les sous-totaux, donc nous sélectionnons toutes les cellules entre les en-têtes et les sous-totaux.
   • Regardez la partie des données qui est groupée.
     
     
     
     
   • Minimisez le nouveau groupe et remarquez la différence d'apparence.
     
     
7. Pour dissocier une section: sélectionnez cette section avec la touche Shift et allez à Les données > Dissocier > Dissocier. Dans les anciennes versions d'Excel, accédez à Données > Aperçu > Dissocier
8. Pour tout dissocier, accédez à Les données > Dissocier (ou alors Aperçu) > Dissocier.

Conseils

• Souvent, la fonction AutoOverview ne fonctionne pas exactement comme vous le souhaiteriez. La présentation manuelle - c'est-à-dire la création d'une série de groupes - est parfois plus simple et plus axée sur les données de votre feuille de calcul.
• Vous ne pouvez pas utiliser cette fonction si la feuille de calcul est partagée.

Mises en garde

• Utiliser le regroupement ne pas si vous souhaitez enregistrer le fichier Excel en tant que page html.
• Utiliser le regroupement ne pas si vous souhaitez sécuriser la feuille de calcul; l'utilisateur ne pourra pas développer ou réduire les lignes!