Comment définir un quorum

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Partie 1 sur 2: Définir un quorum en tant que majorité
Partie 2 sur 2: Établissement d'un quorum pour les documents statutaires
De quoi avez-vous besoin

Le quorum est un concept qui définit le nombre minimum de personnes requises pour une réunion ou une réunion donnée pour avoir le droit de prendre des décisions.La présence d'un quorum garantit que les questions juridiques ou financières sont examinées par un nombre suffisant ou représentatif de membres d'une organisation. Bien que le quorum puisse dans de nombreux cas être une majorité simple, le nombre exact est déterminé par les règles et les lois de l'organisation, et est généralement indiqué dans ses statuts.

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Partie 1 sur 2: Définir un quorum en tant que majorité

1 Trouvez le nombre de membres du conseil d'administration ou de l'organisation en vous référant à ses règles officielles de prise de décision. Ceci est nécessaire pour déterminer le quorum au cas par cas.
2 Il y a des moments où une seule personne spécifique est nécessaire pour prendre une décision. Dans une telle situation, la présence de ce membre sera une condition suffisante et nécessaire pour un quorum - c'est ce qu'on appelle le quorum d'un.
3 Déterminez combien de membres correspondent à la majorité dans votre organisation. Si les statuts ne précisent pas la valeur exacte du quorum, il est préférable de le déterminer à la majorité simple des membres présents à l'assemblée.
- Disons que le conseil d'administration est composé de huit membres : alors la majorité sera de cinq. Ainsi, vous avez besoin de cinq membres pour un quorum.
4 Allez à la définition du quorum exact dans votre organisation, et écrivez cette définition dans les statuts. Ajouter cette définition à l'ordre du jour de la prochaine réunion, qui devra également se réunir à la majorité des membres pour approuver cette décision.
- Vous devrez peut-être tenir plusieurs réunions avec une majorité de membres présents pour déterminer le nombre approximatif de participants aux réunions.

Partie 2 sur 2: Établissement d'un quorum pour les documents statutaires

1 Décidez quel est le nombre maximum de participants attendus à une réunion dans des conditions normales (pas très mauvais temps, etc.). Pour ce faire, il est nécessaire de prendre en compte l'expérience des réunions précédentes, en déterminant, d'une part, le nombre de participants habituellement présents, et d'autre part, le nombre approximatif de membres souhaitables pour prendre des décisions financières et organisationnelles.
- Supposons que vous trouviez que trois personnes seulement viennent à chaque réunion, même si le nombre total de membres du conseil d'administration est de huit. Dans ce cas, il est utile de remplacer le quorum de la majorité par un quorum de trois dans le règlement.
- Si le nombre de membres du conseil d'administration n'est pas constant et change assez souvent, vous pouvez définir le quorum en pourcentage du nombre total de membres actuellement.
2 Votez pour une nouvelle définition du quorum à intégrer dans les statuts. Demandez au secrétaire de la réunion d'inscrire cette définition dans le procès-verbal.
3 Envoyez des statuts mis à jour avec une nouvelle définition de quorum à tous les membres de votre organisation et aux agences gouvernementales qui ont besoin de copies de vos statuts. Rappelez à tous qu'à partir de maintenant, les décisions prises lors des réunions qui n'atteignent pas le quorum (selon les nouvelles règles) seront considérées comme inéligibles.
4 Décidez de ce qui se passe s'il n'y a pas de quorum : que vous planifiiez une réunion extraordinaire ou que vous attendiez la prochaine dans les délais.
5 Envisagez d'autres moyens d'atteindre le quorum. Vous pouvez donner aux membres un accès à distance via vidéo ou conférence téléphonique, augmentant ainsi le nombre de participants et assurant un quorum.
6 Commencez les réunions avec un rapport du président indiquant si la salle a atteint le quorum. En règle générale, si un quorum est observé au début d'une assemblée, il l'est pendant toute sa durée. Si le quorum n'est pas atteint au début, le président doit reporter les questions prévues à la prochaine réunion.