Réduisez les e-mails

Contenu

Avancer d'un pas
Partie 1 sur 4: Changer votre approche
Partie 2 sur 4: Réduire les e-mails en masse
Partie 3 sur 4: Définissez vos propres filtres
Partie 4 sur 4: Changer vos habitudes
Conseils
Mises en garde

Si vous comptez sur l'e-mail comme principale forme de communication, vous pouvez avoir des centaines de messages non lus dans votre boîte de réception. Parcourir ce marais pour essayer de déterminer quels courriels valent la peine d'être lus peut être extrêmement frustrant. Pour éviter d'avoir à gérer une montagne d'e-mails chaque jour, essayez de réduire le nombre d'e-mails que vous recevez. Il est donc important de limiter le nombre de courriels que vous recevez à ceux qui vous intéressent.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 4: Changer votre approche

Apprenez à votre programme de messagerie à reconnaître le spam. Marquez les messages que vous considérez comme du spam afin qu'ils s'arrêtent automatiquement dans votre boîte de réception à l'avenir. Lorsque vous recevez du spam, sélectionnez le message et marquez-le comme spam. Cela marquera l'expéditeur comme un spammeur et tous les messages suivants se retrouveront dans le dossier spam.
- La plupart des clients de messagerie Web (tels que Gmail et Hotmail) ont déjà un filtre anti-spam intégré qui déplace automatiquement le spam de votre boîte de réception vers le dossier spam. Les filtres anti-spam sont capables de reconnaître le spam par leur texte et un grand nombre de destinataires.
- Les spams sont des e-mails aléatoires et envoyés en masse, souvent à des fins de marketing ou d'escroquerie.
- Étant donné que les messages de spam peuvent contenir des virus, il est conseillé de ne pas ouvrir le message pour le marquer comme spam. Il est préférable de simplement supprimer le courrier au lieu d'attraper un virus, car vous souhaitez marquer un message comme spam comme spam.
Essayez un autre service de messagerie. D'autres clients de messagerie peuvent parfois avoir des filtres anti-spam et d'autres fonctionnalités plus puissants. Si vous n'êtes pas impressionné par votre service de messagerie, essayez-en un autre.
- Gmail est généralement considéré comme l'un des plus efficaces pour filtrer les spams et dispose de nombreux outils pour vous aider à gérer vos e-mails.
- Si votre adresse e-mail vous oblige à utiliser un client spécifique, mais que vous souhaitez toujours en essayer un autre, transférez votre e-mail afin que vous puissiez recevoir des e-mails à l'autre adresse via un autre client.
Évitez les sites Web et les services qui demandent une adresse e-mail. Ne transférez votre e-mail qu'à des sites Web auxquels vous faites confiance et pour lesquels vous êtes bien connu. Ne communiquez jamais votre adresse e-mail à moins que ce ne soit vraiment important. Une adresse e-mail est l'une de vos formes de contact personnelles, comme votre numéro de téléphone mobile ou fixe. Être responsable lors de l'inscription à des sites Web aidera souvent à réduire les courriels.
- Bien qu'un site Web sur lequel vous laissez une adresse e-mail ne puisse pas vous envoyer un e-mail, il peut arriver qu'il vende à une autre société qui vous enverra ensuite du spam.
- Les entreprises où vous laissez votre adresse e-mail en dehors d'Internet peuvent également le faire. Méfiez-vous particulièrement des organisations notoires telles que les agences de voyages et les tirages au sort. Parce qu'ils savent exactement ce que vous recherchez, ils revendront rapidement vos données à des entreprises ou services associés.
Ne publiez pas votre adresse e-mail sur des sites Web. Vous pouvez parfois être tenté de publier votre adresse e-mail sur un site Web. Il peut s'agir de votre propre site Web ou d'une réponse à un autre site Web (comme des sites Web d'actualités ou des blogs). Une autre erreur courante consiste à publier votre adresse e-mail sur les forums. Il y a des trolls qui parcourent le Web à la recherche d'adresses e-mail, puis vendent ces adresses à des entreprises qui envoient du spam. En prenant quelques mesures, vous pouvez vous assurer que cela ne se produit pas.
- Une solution fréquemment utilisée consiste à se désabonner complètement de l'e-mail plutôt que comme une adresse e-mail. Ainsi, par exemple, "[email protected]" devient "jackjohn at email dot com".
- Si vous souhaitez publier votre adresse e-mail sur votre propre site Web, créez un lien qui générera automatiquement un e-mail pour vous, au lieu de lister l'adresse e-mail. C'est ce qu'on appelle un lien "mailto:".

Partie 2 sur 4: Réduire les e-mails en masse

Se désinscrire des newsletters. Outre le spam, les newsletters sont l'un des principaux facteurs contribuant à un afflux massif d'e-mails. Lorsque vous créez des comptes sur divers sites (tels que des journaux et des boutiques en ligne où vous avez déjà acheté quelque chose) où vous êtes tenu de fournir une adresse e-mail, ces sites vous abonnent automatiquement à leurs newsletters.
- Pour ne plus recevoir de newsletters, il vous suffit d'ouvrir et de faire défiler le message. Il est obligatoire de placer un lien en bas d'une newsletter permettant au destinataire de se désinscrire de la newsletter. Cliquez sur le lien de désabonnement ou de désabonnement et votre adresse e-mail sera supprimée de la liste de diffusion, vous ne recevrez donc plus de newsletters de ce site Web.
- Votre filtre anti-spam ne filtrera pas ces messages car ils proviennent de sites Web légitimes.
Modifiez vos paramètres de médias sociaux. Les comptes de réseaux sociaux tels que Facebook et Twitter sont souvent configurés pour vous envoyer des e-mails chaque fois que vous recevez un message, mentionnez, aimez, favorisez ou commentez. Si vous êtes fatigué de perdre votre temps à vérifier votre mobile à chaque fois qu'il indique qu'un `` like '' est arrivé, modifiez les paramètres de votre compte afin que vous ne soyez averti que lorsque quelque chose d'important se produit, ou pour ne pas recevoir du tout de notifications d'événements.
- Au lieu de recevoir ces notifications constantes, il est préférable de vérifier manuellement votre compte pour les activités à la fin de la journée. C'est mieux que de patauger dans une mer d'e-mails.
Configurez une adresse e-mail distincte pour le spam. Une autre option, si vous utilisez de nombreux sites sur lesquels vous devez fournir une adresse e-mail ou si vous souhaitez recevoir les messages en masse standard, consiste à demander une adresse e-mail distincte pour recevoir ces messages spécifiques. Transmettez-le aux sites Web et aux entreprises et utilisez votre messagerie privée ou professionnelle comme prévu.
- Vous pouvez également inverser cette situation et demander une nouvelle adresse e-mail pour un usage privé et professionnel.

Partie 3 sur 4: Définissez vos propres filtres

Créez votre propre filtre. La plupart des clients de messagerie Web ont une option de filtrage pour filtrer les messages. Les filtres de messages fonctionnent de la même manière que les filtres anti-spam, sauf que le premier est défini manuellement par l'utilisateur. Vous pouvez créer un filtre pour des adresses e-mail spécifiques de telle sorte que chaque fois que vous recevez un message de ce compte, il se retrouve automatiquement dans la corbeille.
- Pour créer des filtres, accédez aux paramètres de votre compte et sélectionnez l'option "Filtrer". Vous pouvez maintenant spécifier l'adresse e-mail qui doit être filtrée et vers laquelle elle doit être redirigée (par exemple vers la corbeille ou un dossier spécifique de votre compte).
Filtrer par expéditeur. Si vous recevez constamment des courriers indésirables de certaines adresses e-mail (comme ces blagues quotidiennes ennuyeuses que vous recevez d'un collègue ou d'un camarade de classe joyeux), envisagez de les filtrer de votre boîte de réception. Dans ce cas, vous souhaiterez probablement filtrer par adresse e-mail de l'expéditeur et non par site Web. Vous pouvez ensuite vous assurer que les messages provenant de ces adresses e-mail se retrouvent dans un dossier séparé ou sont déplacés vers le courrier indésirable.
Filtrer par sujet. Si le spam parvient à traverser le maillage des filtres standard, vous pouvez choisir de configurer vos propres filtres, en vérifiant les phrases de spam courantes. Ici, vous filtrez sur le contenu de la ligne d'objet du message électronique.
- Les exemples peuvent inclure les mots suivants «Cialis», «Viagra» ou «pénis».
- Assurez-vous de ne pas utiliser de mots qui sont parfois bons et parfois faux. Vous pouvez être fatigué des e-mails concernant les offres, mais utiliser le mot «offre» comme raison d'envoyer un message à la poubelle n'est pas une bonne idée. Il se peut que vous soyez intéressé par une offre particulière.
Filtrer par contenu. Une autre option consiste à configurer des filtres qui vérifient le contenu d'un e-mail à la recherche de mots-clés ou d'expressions, puis de rediriger cet e-mail si nécessaire. Ceci est utile si vous êtes fatigué de recevoir des e-mails sur un sujet particulier qui fait beaucoup l'actualité ou si vous savez qu'il y aura beaucoup de messages sur quelque chose qui se passe.
- Par exemple, supposons que vous dirigiez une entreprise de mode et que vous venez de lancer une nouvelle chemise pour la série à succès "Rainbow Unicorn Fighting Squad". Vous pouvez configurer un filtre pour que les messages concernant cette chemise soient transférés vers un dossier spécial, afin que vous puissiez gérer ces e-mails sans perdre de vue les autres e-mails importants que vous recevez.

Partie 4 sur 4: Changer vos habitudes

Vérifiez votre messagerie à des moments précis. Il est trop facile de passer beaucoup de temps à vérifier tous vos e-mails tout au long de la journée. C'est un problème courant, en particulier dans un environnement de bureau. C'est pourquoi c'est une bonne idée d'essayer de changer vos habitudes et de passer moins de temps à traiter vos e-mails. Fixez-vous des limites et accordez-vous seulement 2 ou 3 courts moments dans la journée en vous permettant de consulter vos courriels.
- Par exemple, vérifiez vos e-mails à 9 h, 13 h 30 et 17 h, et ne passez pas plus de 10 minutes à la fois.
- Si vous êtes propriétaire d'une entreprise ou d'un dirigeant, vous pouvez également imposer ces règles au personnel pour augmenter la productivité.
Évitez d'envoyer des e-mails pour être poli. Il est déconseillé de répondre à un e-mail par courtoisie. Ils le traitent comme une conversation, mais cela permet à tout le monde de recevoir encore plus d'e-mails. Ne vous sentez pas obligé de répondre à un e-mail avec quelque chose comme "Passez une bonne journée" ou "Merci".
- Répondez uniquement pour indiquer que vous avez reçu le message, si cela est important. Par exemple, si quelqu'un vous a envoyé des documents, vous ne devez répondre qu'en renvoyant le travail terminé ou vérifié, ou en lui envoyant un e-mail quand il peut s'y attendre.
Essayez de communiquer autant que possible via d'autres canaux. Les e-mails sont utiles pour des messages courts et rapides. Le genre où il ne faut pas plus de deux ou trois échanges de messages pour terminer une conversation. S'il est nécessaire d'envoyer beaucoup plus de messages, il est plus pratique de gérer cela par téléphone ou de prendre rendez-vous avec la personne en question, de sorte que vous vous sauvegardiez tous les e-mails et beaucoup de temps.
Limitez le nombre de messages que vous pouvez envoyer par jour. Si vous souhaitez réduire le temps que vous passez sur les e-mails et le nombre d'e-mails que les autres doivent lire, essayez de limiter le nombre d'e-mails que vous pouvez envoyer par jour. Cela vous permet de mieux réfléchir aux messages qui sont ou ne sont pas assez importants pour être envoyés.
- Par exemple, si vous devez bientôt envoyer un message à votre patron, vous risquez moins de faire savoir à tout le monde que votre fille a démarré une nouvelle entreprise.
- Si vous souhaitez envoyer le même message à tout le monde, il existe de meilleures méthodes. Essayez de prendre un post-it sur la boîte à lunch de tout le monde dans le réfrigérateur, par exemple.

Conseils

Il y a des cas où vous recevez toujours des newsletters même après vous être désabonné. Lorsque cela se produit, connectez-vous directement au site Web d'où provient la newsletter et accédez aux paramètres de votre compte pour ne plus recevoir d'e-mails.
Étant donné que la plupart des clients de messagerie Web sont gratuits, l'espace de stockage de vos e-mails sur leurs serveurs est limité. C'est pourquoi il est logique de maintenir une boîte aux lettres propre.