Contenu

• Avancer d'un pas
• Partie 1 sur 3: Préparation du rapport de performance
• Partie 2 sur 3: Créer un contenu significatif
• Partie 3 sur 3: Utiliser un langage efficace
• Conseils

Devez-vous rédiger un rapport de performance? De nombreux postes l'exigent, et il s'agit souvent d'auto-évaluations vous demandant de rendre compte de ce que vous avez fait tout au long de l'année. Vous avez peut-être été invité à rédiger un rapport sur une réunion à la place. Savoir comment rédiger correctement un tel rapport peut faire une grande différence, que vous soyez perçu comme ayant réussi ou non.

Avancer d'un pas

Partie 1 sur 3: Préparation du rapport de performance

1. Commencez par un paragraphe récapitulatif. Résumez l'aperçu en haut de l'évaluation. Informez les lecteurs de la performance globale.
   • Vous rédigez peut-être un rapport de performance pour une organisation à but non lucratif. Vous pouvez résumer les réussites telles que l'organisation d'événements réussis pour les parties prenantes, la reconnaissance de l'industrie et l'élargissement d'une base de clients.
   • Vous n'avez pas à encombrer le résumé de détails. Vous résumez ici les points les plus importants. Vous fournissez un aperçu. Essayez de ne pas rendre le rapport trop long. Deux pages sont une bonne règle empirique, à moins que l'employeur n'ait un souhait spécifique. Demandez à votre employeur s'il existe un format recommandé.
2. Fournissez des détails à l'appui de chaque point du résumé. Vous devez maintenant justifier les principaux points du résumé au début, avec des détails plus loin dans le rapport.
   • Utilisez un plan de texte. Organisez différentes zones dans leurs propres paragraphes et utilisez des sous-titres sous chaque titre. Par exemple, l'un de vos paragraphes peut être intitulé «Événements organisés».
   • Sous un tel en-tête, vous pouvez publier (avec des puces ou des lettres) un bref résumé de chaque événement, son objectif et comment il a aidé la mission du groupe. Soyez précis ici.
3. Utilisez un format professionnel. Ne récupérez pas le rapport. Vous voulez que le rapport soit bien organisé, dans une police professionnelle et sur du beau papier.
   • Créez un titre et centrez-le en haut de la page. Utilisez des sous-titres en gras pour organiser les informations.
   • Fournissez les informations de base en haut du rapport. Présentez les dates couvertes par l'évaluation ainsi que le nom et le titre de la personne qui l'a créée.
4. Tenez un journal pour toute la période en question. Cela devient beaucoup plus facile si vous suivez les progrès au fur et à mesure.
   • Tenez un journal ou un dossier dans lequel vous gardez une trace de votre performance pendant la période d'évaluation. Cela vous facilitera la vie au moment de rédiger le rapport.
   • Si vous ne le faites pas, vous risquez d'oublier des réalisations importantes survenues au début de la période.

Partie 2 sur 3: Créer un contenu significatif

1. Rappelez aux gens vos objectifs de performance et vos attentes. Vous devez rappeler aux gens quels étaient les objectifs au début de la période d'évaluation. Quels étaient les objectifs? Quelles sont les attentes de la tâche? Si vous ne le savez pas, demandez à votre employeur de le fournir.
   • Expliquez ensuite comment ils ont été atteints en affichant les chiffres réels. Le but est de comparer vos activités ou vos résultats aux projets originaux.
   • Par exemple: si vous avez levé plus d'argent que prévu, cela sera positif pour les investisseurs ou les supérieurs. Cependant, si vous ne fournissez pas de référence, il est plus difficile d'évaluer si et dans quelle mesure cela a été un succès.
2. Fournissez des images. Incluez quelques graphiques ou tableaux si vous pensez qu'ils aident le lecteur à évaluer les données que vous présentez.
   • N'oubliez pas que certains lecteurs ne feront que parcourir le rapport parce qu'ils sont susceptibles d'être occupés. Les aides visuelles peuvent donc souvent transmettre votre point de vue un peu plus efficacement.
   • Cependant, ne bombardez pas le lecteur avec trop de graphiques. Sélectionnez un ou deux graphiques qui mettent en valeur les points principaux.
3. Concentrez-vous sur la VOITURE. Cette technique vous aide à documenter vos performances. Il signifie défi, action et résultats. Cela vous aidera à organiser votre performance.
   • Voir le défi de la mission. Décrivez ensuite les mesures que vous avez prises pour résoudre le problème, puis documentez vos résultats. Par exemple, disons que vous êtes gérant dans un restaurant. Vous pourriez écrire: Défi - Les files d'attente sont devenues trop longues à l'heure du dîner, augmentant de 10% les plaintes des clients. Action - Une serveuse s'est déployée une heure plus tôt pour augmenter le nombre d'employés pendant les heures de pointe. Résultat - Les plaintes des clients concernant les longs délais d'attente ont été ramenées à deux, soit une diminution de 80%.
   • L'essentiel est d'être précis ici. Les réalisations globales comme "Je suis un joueur d'équipe" n'ont pas beaucoup de sens parce que tout le monde peut dire des choses comme ça. La clé est de lier les résultats aux problèmes fondamentaux et de démontrer le succès grâce à des données et des spécifications.
4. Indiquez votre méthodologie. Si votre programme impliquait une forme de collecte de données, il est judicieux d'expliquer brièvement la méthodologie que vous avez utilisée.
   • Faites connaître aux lecteurs la raison de la méthode de recherche choisie. Expliquez les avantages et les résultats de l'enquête. Pourquoi était-ce une méthode crédible? Par exemple, utilisez le scénario du restaurant pour expliquer pourquoi il est judicieux d'utiliser les plaintes comme méthodologie.
   • Expliquez ce que signifient les données de recherche et ce que vous avez essayé d'accomplir avec la recherche.
5. Concentrez-vous sur vous performance. Pour affiner les réalisations que vous souhaitez présenter, pensez à ce dont vous êtes le plus fier pendant cette période. C'était peut-être votre effet calmant sur les visiteurs inquiets. Peut-être que c'était le coaching des autres. Ne jetez pas trop de détails devant les lecteurs.
   • Une autre méthode que vous pouvez utiliser pour ce faire est la méthode STAR. Cette méthode consiste à décrire brièvement une situation et une tâche, les mesures que vous avez prises pour y parvenir et les résultats que vous avez obtenus. Comme pour la méthode CAR, le but ici est de relier les problèmes aux résultats et d'expliquer comment vous les avez atteints.
   • Concentrez-vous sur des choses comme la difficulté, l'unicité, la première fois, la haute visibilité, le respect des délais, l'innovation et la portée et l'impact de votre travail.
   • Un exemple de ceci est d'expliquer que lorsque vous avez commencé en tant que directeur de succursale, le taux de rotation annuel des employés était de 35%. Vous avez mis en place une enquête de satisfaction des employés, mis en place le mentorat des employés et lancé une réunion hebdomadaire du personnel. En conséquence, le taux de rotation du personnel est tombé à 15 pour cent. Comme le montre cet exemple, la performance n'a pas à être trop verbatim tant qu'elle fournit les liens corrects.
6. Expliquez votre valeur. Ne dites pas simplement quels sont vos résultats, mais expliquez également pourquoi ces performances sont importantes pour l'organisation.
   • Par exemple, disons que vous avez commencé à organiser des réunions du personnel. Et alors? Quelle valeur cela a-t-il créé pour l'organisation? Pensez-y attentivement. S'il n'y a pas de valeur concrète, vous devrez peut-être insister sur autre chose.
   • Si les réunions du personnel ont contribué à remonter le moral des employés, comme en témoigne une baisse des jours de maladie (qui a permis à l'employeur d'économiser de l'argent), alors vous avez démontré votre valeur.
7. Relisez le rapport avant de le soumettre. Vous allez à l'encontre de l'objectif d'un rapport d'achèvement si vous rendez quelque chose d'incohérent qui n'est pas professionnel.
   • Relisez le rapport pour les fautes de grammaire, de ponctuation et d'orthographe. Laissez le rapport pendant la nuit et relisez-le le lendemain matin. N'écrivez pas le rapport à la dernière minute.
   • Imprimez une copie papier et recherchez des erreurs lors de la relecture. Parfois, les yeux d'une personne sont tellement attachés à l'écran de l'ordinateur que les erreurs évidentes ne sont plus remarquées.

Partie 3 sur 3: Utiliser un langage efficace

1. Énoncez les choses négatives de manière positive. S'il y a quelque chose où vous n'avez pas répondu aux attentes, il vaut mieux ne pas l'éviter. N'en faites pas l'objet central du rapport, mais concentrez-vous dessus.
   • Traitez les domaines où vous ne vous êtes pas aussi bien débrouillé avec un langage positif. Par exemple, concentrez-vous sur les mesures concrètes que vous prenez pour résoudre le problème, plutôt que sur le blâme ou les excuses.
   • Ne blâmez pas les autres dans un rapport de performance. Restez concentré sur ce que vous avez fait. Reste positif. Concentrez-vous sur les choses que vous ou votre groupe avez bien faites. Déterminez les domaines que vous pouvez mettre en valeur.
2. Utilisez des chiffres et des statistiques. Si vous pouvez être très précis, vos réponses sembleront plus crédibles. Dans la mesure du possible, justifiez ce que vous dites par quelque chose de mesurable.
   • Les superlatifs généraux tels que «excellent» ou «fiable» n'ont pas beaucoup de sens. Dire à quelqu'un que vous avez eu «une excellente année» est quelque chose que tout le monde peut dire.
   • Souvenez-vous de cette phrase: ne le dites pas, montrez-la. Plutôt que de dire aux gens que vous avez passé une excellente année, montrez-leur vos réalisations à travers des détails et des données. Plutôt que de dire que vous êtes doué pour les relations clients, citez les résultats des enquêtes de satisfaction client, les lettres que vous avez reçues et une diminution des plaintes des clients.
   • Chiffres d'utilisation. Dire que vous avez géré un grand nombre d'employés ne veut pas dire grand-chose si l'on ne sait pas quelle était l'importance de ce nombre. Utilisez des nombres pour exprimer la taille d'un budget et décrire la taille des tâches.
3. Dis toujours la vérité. N'exagère pas. Ne mens pas. Si vous êtes pris dans un mensonge, vous pourriez avoir de gros problèmes.
   • L'autre problème avec le mensonge, même par omission évidente, est que vous finirez par perdre confiance en vous et que vous serez incapable de vous améliorer.
   • Montrez plutôt une évaluation honnête de la période d'évaluation, avec à la fois des faiblesses et des points positifs. Remédiez aux faiblesses. Trouvez simplement un moyen positif de le faire.
4. Donnez aux autres la reconnaissance qu'ils méritent. De nombreux cours d'écriture commerciale et technique recommandent de ne pas utiliser le pronom «I». Dans certains cas, vous pouvez le faire dans un rapport sur les performances.
   • Par exemple, vous pouvez dire: «J'ai embauché 100 personnes». Cependant, n'oubliez pas les autres personnes qui ont contribué aux succès. Consultez l'équipe (le cas échéant).
   • Vous obtenez des points supplémentaires si vous ne semblez pas arrogant. Variez la structure de la phrase afin que chaque phrase ne commence pas par le mot «I».

Conseils

• Ne prenez jamais une note de colère dans un rapport de performance. Il est presque toujours avantageux de rester positif.
• Utilisez un langage formel et professionnel.