Répondre - Conseils

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La façon dont vous choisissez de répondre à quelqu'un peut affecter la façon dont elle et les autres vous perçoivent. Heureusement, savoir comment et quand donner des commentaires est quelque chose que vous pouvez apprendre à améliorer. Si vous parlez à quelqu'un face à face, l'essentiel est de lui prêter attention et de le laisser exprimer ses pensées avant de donner une réponse réfléchie. Lorsque vous discutez avec des SMS, vous devez suivre quelques règles tacites pour communiquer avec succès. Le courrier électronique est la forme la plus formelle de communication avec les conventions professionnelles que vous devez suivre pour communiquer efficacement et répondre de manière appropriée.

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Méthode 1 sur 3: Répondre aux messages texte

Utilisez un langage courant lorsque vous envoyez des SMS. Les e-mails, la correspondance et même le chat en face à face peuvent avoir lieu de manière plus formelle.En raison de la nature concise et limitée des messages texte, l'utilisation d'un langage plus détendu est appropriée et transmet le message que la conversation est plus personnelle.
- Par exemple, vous pouvez utiliser «b» au lieu de «vous» pour gagner de la place, envoyer un message plus rapidement et exprimer un ton détendu.
- Les règles de ponctuation sont généralement plus à l'aise dans la messagerie texte. Par exemple, la règle obligatoire des virgules peut rendre la conversation explosive et formelle.
- Ne pensez pas toujours que l'envoi de SMS est acceptable, mais si l'autre personne utilise un langage courant, répondez-lui pour l'aider à se détendre.
Posez des questions ouvertes pour développer la conversation. Si vous souhaitez poursuivre un chat textuel, poser des questions ouvertes aide l'autre personne à parler davantage et à exprimer son opinion sur un sujet. Poser des questions qui fournissent une réponse concise, oui ou non, rendra la conversation ennuyeuse.
- Par exemple, si vous parlez à quelqu'un de votre entreprise, vous pourriez demander: "Que pensez-vous d'un nouveau projet?"
- Si vous voulez en savoir plus sur les pensées d'une personne sur un sujet, essayez de lui envoyer un texto comme "Je suis d'accord avec vous, mais pourquoi pensez-vous cela?"
Évitez de soumettre des réponses dures ou d'un seul mot. Les messages texte doivent être relativement courts, mais une réponse brève ou hâtive peut transmettre le message que vous êtes en colère ou en colère contre la personne. Si vous répondez au message de quelqu'un, envoyez-lui une réponse significative contenant au moins 1 ou 2 phrases.
- Parfois, il est parfaitement acceptable de répondre «OK» si cela a du sens dans le contexte. Cependant, évitez d'envoyer à nouveau le mot «K», car cela semble bourru et impoli.
Conseil: Si vous donnez généralement des réponses courtes, vous pouvez continuer à le faire.
Utilisez la ponctuation et les émojis pour donner le ton. En raison de la nature objective des messages texte, les gens peuvent comprendre le ton ou les émotions grâce à un langage concis. Vous pouvez communiquer clairement vos idées en utilisant la ponctuation et les émojis si votre message semble vague.
- Par exemple, vous pourriez répondre: «Je sais, merci. :) ”alors le texte ne donne pas l'impression que vous êtes ennuyé ou brusque contre l'autre personne.
- Parfois, l'utilisation de points donne l'impression que vous êtes en colère. Par exemple, il est plus confortable de dire "Non, ce n'est pas là" au lieu de dire "Non. Cela n'a pas".
Lisez le message avant de l'envoyer. Avant d'envoyer le message, vous devez vérifier rapidement. Vérifiez les fautes de frappe et assurez-vous de transmettre le bon message et d'utiliser la bonne tonalité.
- Une fois que vous avez envoyé le message, vous ne pouvez pas le récupérer! Il est donc préférable de vérifier rapidement avant l'envoi.
N'envoyez pas le prochain lot de messages. Les lots de notifications et de fils de messages texte peuvent ennuyer et frustrer les autres. Envoyez une réponse qui comprend tout ce que vous voulez dire, au lieu d'envoyer beaucoup de messages courts.
- Il est également normal d'envoyer un texte supplémentaire si vous oubliez votre esprit ou avez besoin de clarifier quelque chose.
- Si quelqu'un ne répond pas à 2 messages consécutifs, il ne veut probablement pas vous parler ou il n'est pas au téléphone. Quoi qu'il en soit, vous devriez leur donner le temps et l'espace pour répondre.
Demandez un appel téléphonique si la conversation devient trop compliquée pour envoyer des SMS. Les messages texte doivent être courts et concis. Si la conversation textuelle commence à devenir trop maladroite au point que vous ne pouvez pas exprimer correctement vos pensées, demandez si la personne peut vous appeler afin que vous puissiez parler en détail ou discuter de vos pensées correctement. Déclaration de thèse complète.
- Essayez d'envoyer des SMS comme ceci: «Ce sera plus facile à expliquer par téléphone. Pouvez-vous m'appeler, merci! "
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Méthode 2 sur 3: discuter directement avec quelqu'un

Écoutez attentivement quand quelqu'un vous parle. Chaque fois que quelqu'un vous parle, établissez un contact visuel et faites attention à ce qu'il dit. Cela montre que vous écoutez et comprenez ce qu'ils disent.
- Faites très attention à l'orateur pour qu'il se sente à l'aise pour vous parler.
- Penchez-vous plus près ou demandez à votre partenaire si vous pouvez vous déplacer dans un endroit plus calme si vous avez du mal à entendre clairement.
Faites attention aux signaux non verbaux de l'orateur. Le langage corporel peut transmettre plus que les mots d'une personne. Pendant que quelqu'un parle, observez son langage corporel pour voir comment vous devez réagir.
- Par exemple, si quelqu'un continue de regarder autour de lui ou de tourner les pieds d'avant en arrière, il peut être inquiet ou effrayé. Demandez-leur s'ils vont bien au lieu de répondre à ce qu'ils disent.
- Vous devriez également écouter la façon dont ils parlent. S'ils parlent à voix haute ou offensants, ils sont probablement contrariés ou fâchés par la conversation. Vous aurez besoin d'une approche différente lorsque vous répondez pour éviter un stress supplémentaire.
Évitez de répondre pendant que quelqu'un parle. Si vous êtes trop excité ou enthousiaste à l'idée de répondre avant que quelqu'un ne finisse de parler, il le remarquera et pourrait être contrarié. Attendez qu'ils aient fini de parler et que vous ayez entendu tout ce qu'ils veulent dire avant de répondre.
- Il serait impoli d'interférer avec vos propres pensées pendant que quelqu'un d'autre parle.
Conseil: Écoutez et gardez à l'esprit les principaux points auxquels vous prévoyez de répondre pendant que quelqu'un parle, mais n'ignorez pas ce qu'il dit par la suite pour pouvoir donner des réponses plus intelligentes ou plus rapides. vite.
Attendez qu'ils aient fini de parler avant de parler. Lorsque vous parlez à quelqu'un, laissez-le terminer ses pensées avant de répondre. De cette façon, vous connaîtrez tous les faits et informations qu'ils souhaitent transmettre afin que vous puissiez donner des réponses perspicaces et perspicaces.
- Parfois, les gens ajoutent un peu plus d'informations après avoir fini de parler. Par exemple, ils pourraient dire: "Oh, attendez, j'ai oublié de dire ceci." Laissez-les dire tout ce qu'ils veulent dire.
Pensez à la réponse pour pouvoir parler avec confiance. Avant de répondre, prenez un moment pour examiner toutes les informations que vous connaissez déjà. Si vous donnez une réponse hors sujet, l'autre personne pensera que vous n'écoutiez pas vraiment ce qu'elle a dit.
- Prendre un moment pour réfléchir à la manière de réagir garantit également que vous donnez une réponse intelligente.
Posez des questions si vous avez besoin d'explications ou de plus d'informations. Si vous ne pouvez pas entendre ou comprendre ce que quelqu'un dit, n'essayez pas de répondre par un malentendu ou une idée fausse. Demandez-leur ce qu'ils ont dit ou ce qu'ils voulaient dire afin que vous puissiez répondre en conséquence.
- Si vous n'êtes pas sûr des intentions de quelqu'un ou que vous voulez qu'il explique sa vraie signification avant de répondre, posez une question ouverte, "Que voulez-vous dire?"
- Il est normal de demander à nouveau à quelqu'un si vous ne pouvez pas entendre ou comprendre pleinement ce qu'il a dit.
Parlez directement et clairement lorsque vous répondez. Après avoir pesé les informations que vous obtenez et réfléchi à ce que vous voulez dire, parlez clairement et en toute confiance. N'utilisez pas de langage ambigu ou conflictuel pour essayer de paraître plus rapide ou plus intelligent. Les gens apprécient la vérité, alors donnez des commentaires honnêtes pour montrer que vous vous souciez d'eux et que vous les comprenez.
- Assurez-vous qu'ils font attention pour ne pas avoir à les répéter.
- Sachez si quelqu'un d'autre veut parler et donnez-lui une chance de parler.
- Laissez l'autre personne répondre à ce que vous avez dit. Ne quittez pas et ne mettez pas fin à la conversation parce que vous avez eu l'occasion de parler.
Soyez prêt lorsque quelqu'un s'y oppose. Même si vous avez réfléchi à ce que vous voulez dire, il y a toujours une chance que quelqu'un s'oppose à vos paroles. C'est bien aussi! Soyez prêt au cas où quelqu'un conteste ou essaie de mépriser ce que vous dites.
- Restez calme et ne vous fâchez pas si quelqu'un essaie de vous provoquer.
- Laissez les autres confirmer leurs croyances et leurs opinions. N'essayez pas de les forcer à accepter votre point de vue.
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Méthode 3 sur 3: commentaires par e-mail

Répondez aux e-mails dans les 48 heures. Une réponse rapide aux e-mails est importante pour faire preuve de courtoisie et de professionnalisme.Vous n'avez pas besoin de répondre immédiatement, mais vous devez répondre dans un délai d'au moins 2 jours.
- Que l'e-mail ne soit pas pertinent pour vous ou par erreur, répondez à l'expéditeur pour lui faire savoir qu'il a envoyé la mauvaise personne.
Utilisez une salutation professionnelle dans l'e-mail de réponse. Les e-mails sont généralement plus importants que les SMS ou les appels téléphoniques. Répondez avec "Bonjour" ou "Salut" devant le nom d'une personne pour initier correctement l'e-mail.
- Si la personne à laquelle vous répondez a une préférence particulière pour le message d'accueil ou souhaite que vous l'appeliez par son nom, faites comme vous le souhaitez. Par exemple, s'ils veulent que vous les appeliez un nom court, comme "Bob" au lieu de "Robert", utilisez ce prénom.
Limitez l'utilisation des points d'exclamation. La réponse doit avoir une grammaire, une orthographe et une ponctuation appropriées. Cependant, utiliser trop de points d'exclamation peut vous faire paraître peu sincère ou trop agressif. Évitez de les utiliser à moins que cela ne soit approprié.
- Les points d'exclamation sont un excellent moyen de féliciter quelqu'un ou de transmettre de l'excitation, mais s'ils sont maltraités, ils seront inefficaces.
Évitez les polices difficiles à voir lorsque vous envoyez des e-mails. Choisissez une police de base pour donner à votre e-mail un aspect professionnel. N'utilisez pas une police ou une police colorée comme Comic Sans lorsque vous envoyez des e-mails de commentaires.
- Un choix de base est une taille de 10 ou 12 pour la police Arial ou Times New Roman.
Faites attention au destinataire dans l'e-mail de réponse. Parfois, il est utile d'inclure quelqu'un d'autre dans la réponse afin de pouvoir l'inclure dans la discussion. Cependant, l'envoyer à un conseiller ou à un collègue sans lien de parenté dérangera ou mettra en colère la personne à qui vous répondez.
- Si vous avez besoin d'inclure quelqu'un d'autre dans l'e-mail, utilisez la fonction «BCC», ce qui signifie envoyer des e-mails à de nombreuses personnes, mais les informations sur ces personnes resteront privées.
Définissez à qui vous souhaitez répondre dans un e-mail de groupe. Si la réponse à tous les membres du groupe était la bonne, choisissez «Répondre à tous» lorsque vous la renvoyez. Cependant, si vous avez besoin de poser ou de clarifier un sujet ou un problème spécifique avec une personne, envoyez-le directement à cette personne.
- S'il y a un grand groupe de personnes dans un e-mail mais que vous ne devez répondre qu'à quelques personnes, vous pouvez simplement choisir de répondre à ces personnes.
Évitez d'envoyer un e-mail de remerciement sauf si c'est nécessaire. Un bref e-mail qui n'est pas utile pour une conversation ne sera pas nécessaire. À moins que l'expéditeur ne vous demande de confirmer que vous avez reçu et compris l'e-mail, l'envoi d'e-mails de remerciement sera inutile et ennuyeux.
Conseil: Si quelqu'un vous envoie un message "vu", confirmez que vous avez reçu l'e-mail en cliquant sur le message pour lui envoyer une notification.
Relisez l'e-mail et vérifiez le destinataire avant de l'envoyer. Des fautes d'orthographe ou de grammaire peuvent rendre votre e-mail non professionnel. Avant d'envoyer, prenez un moment pour relire la réponse. Vérifiez l'orthographe et la grammaire correctes et assurez-vous d'envoyer la bonne personne.
- Ne comptez pas sur la vérification orthographique pour trouver toutes les erreurs!
- Essayez de lire l'e-mail à haute voix avant de l'envoyer afin de pouvoir entendre clairement le contenu.
- Les applications ou programmes de messagerie électronique remplissent souvent automatiquement les adresses e-mail lorsque vous saisissez les champs de données des destinataires, ce qui peut vous amener à envoyer accidentellement des e-mails à la mauvaise personne.
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